Krav til opbevaring af bogføringsbilag

Krav til selskabets digitale bogføring og opbevaring af bogføringsbilag træder snart i kraft. Men hvad omfatter opbevaring af bogføringsbilag mere præcist?

Dine bilag er dokumentation for din virksomheds indtægter og udgifter, og derfor er de vigtige for din bogføring.

Ansvaret for bogføring

Det er dit ansvar at sikre, at din virksomheds bogføring overholder de gældende regler. Dette indebærer korrekt registrering af alle transaktioner samt forsvarlig opbevaring af tilhørende bilag med passende sikkerhedsforanstaltninger mod fx tyveri og brand.

Selv hvis du har outsourcet din bogføring til professionelle som bogholdere eller revisorer, hviler ansvaret stadig på dig for at sikre, at alle transaktioner og bilag bliver korrekt registreret.

Krav til digital opbevaring af bilag

Som udgangspunkt skal købs- og salgsfakturaer opbevares i et digitalt bogføringssystem, fx som en pdf-fil eller et billede.

Købs- og salgsfakturaer er dokumenter, som vedrører køb eller salg, fx en købsfaktura, når du har købt nyt kontorinventar, eller en salgsfaktura, når du har solgt en maskine. Hvis bilagene som minimum indeholder alle følgende oplysninger, skal de opbevares digitalt (det gælder altså også bilag, som indeholder flere oplysninger):

• Udstedelsesdato
• Leverancens art
• Beløb
• Afsender og modtager, herunder navn, adresse, samt CVR-nummer eller SE-nummer
• Oplysning om momsbeløbets størrelse
• Betalingsoplysninger.

Hvis en købs- eller salgsfaktura ikke indeholder alle disse oplysninger, behøver den ikke nødvendigvis at blive opbevaret digitalt. Til gengæld skal den opbevares på en betryggende måde i 5 år.

Det kan dog være en fordel at opbevare alle bilag digitalt, da det gør håndteringen af bilagene lettere og samtidig sikrer, at du altid kan fremvise dit regnskabsmateriale i tilfælde af skattekontrol.

Undtagelser fra kravet om digital opbevaring

Nogle købs- og salgsfakturaer er undtaget fra kravet om digital opbevaring. Dette gælder blandt andet:

• kassestrimler fra et salgsregistreringssystem
• bilag, som alene foreligger i fysisk form, og som du har modtaget i forbindelse med køb eller salg af varer og tjenesteydelser i udlandet.

Opbevar bilagene i 5 år

Du er forpligtet til at opbevare alle dine bilag i mindst 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.

Hvis du benytter et registreret standard bogføringssystem, vil udbyderen normalt sørge for opbevaring af bilagene i 5 år. Det er en fordel, da det sikrer, at du lever op til opbevaringspligten ifølge bogføringsloven.

Ved skift af bogføringssystem kan det være nødvendigt at overføre alle bilag fra det gamle til det nye system. Dette afhænger af din aftale med din nuværende udbyder.

Ved brug af et specialudviklet bogføringssystem er det vigtigt at være opmærksom på, at du selv skal sørge for opbevaring af bilagene i 5 år.

Overtrædelse af opbevaringspligten kan medføre en skærpet bøde.

Beskrivelse af bogføringsprocedure

Er din virksomhed regnskabspligtig efter årsregnskabsloven, eller har den haft en nettoomsætning i to på hinanden følgende indkomstår på over 300.000 kr.?

I så fald skal du udarbejde en beskrivelse af din bogføringsprocedure.

Beskrivelsen skal opbevares sammen med dit regnskabsmateriale og opdateres, hvis din bogføringsprocedure ændrer sig.

Du skal ikke indsende procedurebeskrivelsen til Erhvervsstyrelsen eller en anden myndighed. Den skal kun bruges i forbindelse med en eventuel kontrol af din virksomhed.

På virksomhedguiden.dk kan du finde en skabelon til dette.

Har du spørgsmål eller tvivl?

Boreco er altid parat med rådgivning for at sikre, at du og din virksomhed overholder de seneste regler. Du kan kontakte os på telefon 70 20 07 68 eller via mail på info@boreco.dk.